Out of the box : reserveren voor een evenement
Een evenement organiseren vraagt veel planning en voorbereiding. Denk aan een conferentie, een interne personeelsopleiding, een teambuilding. Je weet graag hoeveel mensen zullen deelnemen en hoe je hen kan bereiken. Ook ken je graag specifieke wensen en voorkeuren om alles goed te kunnen plannen. Laten we even out of the box denken, want enquêtesoftware kan hierbij ook helpen. Zo kan je een reservatieformulier maken voor op je website, of uitnodigingen uitsturen via mail. Je ontvangt hiermee op voorhand informatie om van je evenement een succes te maken.
Enquêtesoftware gebruiken voor een evenement
Eerst moet je weten wat het doel van uw evenement is, en wie je doelpubliek is. Pas daarna kan je gaan nadenken over de vorm en inhoud (format, planning, locatie, tijdschema, datum, vervoer, logies en catering). Dit helpt je om de details duidelijk te krijgen die je moet delen met je doelgroep. Het zal ook helpen om de vragen te kennen die je moet stellen en op welke manier je de formulieren zal verspreiden.
Enquêtesoftware helpt je om informatie te verzamelen via een reservatieformulier op je website of een uitnodiging met enkele vragen. Je kan deelnemers vragen om hun naam en contactgegevens in te vullen. Gebruik tegelijk multiple choice vragen, interactieve afbeeldingen en beoordelingsschalen om op een ludieke manier bijkomende informatie te verzamelen.
Automatische e-mails kunnen de inschrijving bevestigen aan de deelnemers. Of je kan e-mails gebruiken om vragen van de deelnemers te versturen naar de organisator. Rapporten en lijsten helpen om de antwoorden op te volgen en een overzicht van de benodigdheden voor het evenement te maken.
Reserveren met een enquêteformulier
Er zijn verschillende manieren waarbij je enquêtesoftware kan gebruiken om een evenement te organiseren:
1. Interne opleidingen
Gebruik een enquête om inschrijvingen voor opleidingen te registreren. De vragenlijst kan plaatsen en data voorstellen waaruit de deelnemer kan kiezen. Je kan vragen naar contactgegevens en persoonlijke voorkeuren (zoals over hun eetgewoonten of allergieën). Stel een maximum in op het aantal inschrijvingen, zodat je sessies niet overboekt raken. Gebruik automatische e-mails om de inschrijvingen te bevestigen.
2. Reserveren voor evenementen
Plaats een enquêteformulier op een website, zodat mensen kunnen inschrijven op een evenement. Het formulier kan gegevens verzamelen zoals de naam, contactgegevens en maakt dat mensen kunnen kiezen tussen verschillende activiteiten. Deelnemers kunnen ook hun voorkeuren kenbaar maken, bijvoorbeeld voor de catering. Automatische e-mails kunnen collega’s verwittigen bij een inschrijving, of de deelnemer een bevestiging sturen.
3. Een uitnodiging versturen
Mail een uitnodiging voor je evenement met een vragenlijst die de inschrijvingen registreert samen met andere details die je nodig hebt om je evenement te plannen en te coördineren.
4. Follow up e-mail
Heb je al een lijst van deelnemers voor je evenement, stuur ze dan een enquête om voorkeuren en interesses op te vragen. Stel ook alle andere vragen die maken dat je je evenement beter kan aanpassen aan je doelpubliek.
5. Aanwezigheden registreren op het evenement
Maak een formulier om de aanwezigheden te registreren bij aankomst van je deelnemers. Deze informatie is nuttig om nadien een automatische e-mail te sturen. Zo kan je hen bedanken voor hun aanwezigheid, of om feedback vragen.
6. Follow up enquête
Meet het succes van je evenement zodat je het volgende nog beter kan maken. Stuur een enquête naar je deelnemers om hen te vragen wat ze goed vonden en wat beter kon. Vraag naar suggesties en of ze de volgende keer willen terugkomen. Je zou dit kunnen doen met een papieren formulier tijdens of na het evenement maar het kan ook met een automatische e-mail die je de dag volgend op je evenement verstuurt.
Enquêtesoftware voor reservaties
Ben je op zoek naar enquêtesoftware die je helpt om inschrijvingen te behandelen? Snap Surveys verspreidt enquêtes in verschillende formaten om gegevens te verzamelen die je helpen van je evenement een succes te maken.