Hoe omzeil je de spamfilter bij e-mail uitnodigingen?
Hoe omzeil je de spamfilter bij het opzetten van online enquêtes?
Wanneer je met online enquêtes bezig bent, en uitnodigingen verstuurt, is het belangrijk om rekening te houden met spamfilters. Waarom? Spam detectiesystemen houden een score bij die aangeeft hoe waarschijnlijk de ontvangen mail als spam kan worden geklasseerd. In deze score zit ook een teller die bijhoudt hoeveel andere mails binnenliepen met dezelfde inhoud. De score stijgt dus telkens er nieuwe mails met eenzelfde inhoud worden ontvangen. Totdat de score een maximumgrens bereikt. Op dat ogenblik zal het mailsysteem van de ontvanger besluiten wat te doen met de e-mail. De e-mail wordt dan “gemarkeerd als spam” of zelfs eenvoudigweg geweigerd. Hoe omzeil je de spamfilter? We bieden enkele tips om je responsrate te optimaliseren.
Niet élke mail komt aan
E-mail servers leggen ook een limiet vast op het aantal mails dat eenzelfde afzender mag versturen. Door over deze grens te gaan activeer je het “throttling” systeem (letterlijk vertaald als “smoren”). Een ontvangende mailserver heeft alle mail ontvangen die ze wil binnenhalen van het survey managementsysteem, en zal dus verdere mails van deze afzender tijdelijk “smoren” of als spam gaan beschouwen.
Elke e-mail provider gebruikt andere instellingen, en maakt die ook niet publiek bekend omdat dat de betrouwbaarheid van spamdetectie zou ondermijnen. We kunnen dus wel adviezen geven, maar die zijn niet onfeilbaar.
Zorg er in de eerste plaats voor dat je adresbestand in orde is, en je van elke bestemmeling een dubbele opt-in hebt ontvangen. Dat betekent namelijk dat het e-mail adres in je lijst correct werd ingevoerd, en wel degelijk bestààt. De bevestigingsmail voor de opt-in maakt ook dat je bestemmeling je gegevens kan toevoegen aan zijn of haar adresboek.
Enkele tips om spamfilters te vermijden.
- Gebruik een gebruikelijke afzender naam
- Neem voldoende tijd om je onderwerp en inhoud van je mail te schrijven
- Zorg voor een duidelijke mail en eenvoudig taalgebruik
- Doe altijd een spellingcontrole
- Vermijd het gebruik van hoofdletters in je subjectlijn
- Gebruik geen uitroeptekens!!!!
- Gebruik geen woorden die spamfilters alarmeren. Je kan je favoriete zoekmachine gebruiken om een up-to-date lijst van spamwoorden te vinden
- Personaliseer uw e-mail
- Vertel deelnemers waarom ze deze mail ontvangen
- Gebruik een normale lettergrootte
- Bewaar een goede balans tussen tekst en beeld. Teveel beelden kunnen ervoor zorgen dat de spamfilter wordt gealarmeerd
- Bewaar een goede balans tussen tekst en hyperlinks. Teveel koppelingen en weinig tekst, en je wordt weer naar de spam verwezen.
- Maak een design dat consistent is met het design van je website. Het zal de ontvanger helpen om te herkennen van waar de mail afkomstig is.
- Voeg altijd een opt-out link toe
- Stuur een testmail naar de belangrijkste “mailsystemen”
- Plaats je eigen naam in de mailinglijst
- Verwijder of deactiveer niet-actieve of gebouncede mailadressen alvorens een volgende mail uit te sturen