Gevoelige data : enkele vuistregels

We stelden een overzicht samen van enkele goede praktijken voor het behandelen van gevoelige data. Dit is zeker het geval bij patiëntenenquêtes, bij medische vragenlijsten of bij een personeelsenquête.

Wat is gevoelige data?

Antwoorden op enquêtes kunnen persoonlijke gegevens of vertrouwelijke details over de deelnemers bevatten. Die wil je uiteraard niet zomaar publiek verspreiden. De GDPR (AVG) richtlijn beschouwt gezondheidsgegevens als ‘gevoelige’ informatie. Die data moet je op een specifieke manier verwerken.

Vuistregels bij het behandelen van gevoelige data

1. Informeer de respondenten

Laat de respondent altijd weten wat je zal doen met de gegevens. Leg uit waar je ze bewaart, hoe lang, en hoe je ze verwerkt en gebruikt. Voeg een privacymelding toe in je e-mail uitnodigingen, of op de eerste pagina van je enquête.

Je moet ook toestemming hebben om persoonlijke gegevens te verwerken – klik hier voor meer informatie over het beheer van persoonsgegevens volgens de GDPR (AVG) richtlijnen.

2. Anonieme enquêtes

Verzamel je enquêtegegevens die je niet per se moet koppelen met een respondent, dan is een anonieme enquête aangewezen om gevoelige data te behandelen. Ofwel is de enquête volledig anoniem, waardoor je sowieso geen persoonlijke gegevens verzamelt. Ofwel verwijder je elke identificatie achteraf, na het afronden van het onderzoek.

3. Veilige enquêtes

Online enquêtes deel je best met een HTTPS webadres. Dit zorgt namelijk voor het versleutelen van de enquêtegegevens. Dat gebeurt vanaf het moment dat de gegevens worden ingevuld in een vragenlijst tot de overplaatsing naar een versleutelde database. Voor nog meer beveiliging kan je de gegevens op je eigen servers bewaren, zodat je volledige controle hebt over hoe ze beschikbaar zijn en waar ze zich bevinden.

4. Vragenlijsten met login

Beheer de toegang tot een enquête door een paswoord in te bouwen. Op die manier kunnen slechts specifieke respondenten de enquête invullen na het ontvangen van een login of paswoord.

5. Beperkte toegang tot enquêtegegevens

Met user accounts voor de enquêtesoftware kan je de toegang tot gevoelige informatie beperken. Zo kunnen enkel bepaalde personen of teams de resultaten raadplegen waarin je gevoelige data opneemt.

Gevoelige data beheren met Snap Survey Software

Snap Survey Software is ISO27001 gecertificeerd sinds 2014. De software biedt een aantal functionaliteiten die maken dat je gevoelige data veilig kan verzamelen en bewaren doorheen het hele enquêteproces.

• Bewaar de gegevens op servers in het Verenigd Koninkrijk, of installeer Snap’s enquêtebeheersysteem op je eigen servers.
• Veilige enquête adressen en versleutelde data tijdens het invullen van de enquête, tijdens verzending en opslag
• Optionele login/paswoordbeveiligde enquêtes
• Strikte paswoordsyntax voor toegang tot het enquêtebeheer
• Dagelijkse backups, permanente malware scanning en dagelijkse kwetsbaarheidsscans.

Wil je meer weten over de functionaliteiten van Snap Surveys? Klik hier